Bila pekerjaanmu berhubungan dengan menghimpun data nama, mengurutkan nama di excel adalah salah satu tugas yang harus kamu kerjakan secara rutin. Tidak sulit untuk mengurutkan data secara alfabetis berdasarkan huruf pertama pada nama depan dengan menggunakan Excel. Akan tetapi, bagaimana bila kamu harus mengurutkan data berdasarkan nama belakang?
Meskipun tidak semudah seperti mengurutkan data pada biasanya, kamu masih bisa mengurutkan data berdasarkan nama belakang seseorang (tergantung bagaimana data namanya disusun juga).
Apapun metodenya, kamu masih harus mengekstrak nama belakang dari nama lengkap dan memisahkannya ke kolom yang berbeda. Kamu dapat menggunakan kolom ini untuk mengurutkan data nama belakangmu secara alfabetis.
Dengan tutorial Excel ini, kamu akan mempelajari cara mengurutkan nama di Excel berdasarkan nama belakangnya.
Dalam tutorial ini, kamu akan mempelajari:
- Mengekstrak dan mengurutkan nama belakang menggunakan Find and Replace
- Mengekstrak dan mengategorisasi nama belakang menggunakan rumus
- Menggunakan Text-to-Columns
- Menggunakan Flash Fill
Mengekstrak dan Mengurutkan Nama Belakang Menggunakan Find and Replace
Untuk mengurutkan data berdasarkan nama belakang, kamu harus membuat kolom nama belakang secara terpisah terlebih dahulu.
Kamu dapat melakukannya dengan mengosongkan tulisan apapun yang tertulis sebelum nama belakang, sehingga hanya nama belakang saja yang tersisa. Misalnya, kamu memiliki himpunan data seperti berikut dan kamu ingin mengurutkan data ini secara alfabetis menggunakan nama belakang.
Berikut adalah langkah-langkah untuk mengurutkannya berdasarkan nama belakang:
- Pilih sekumpulan data, termasuk headernya (dalam contoh berikut adalah A1:A10)
- Salin kolom tepat di sebelahnya (bila kolom di sebelahnya tidak kosong, tambahkan kolom baru kemudian salin)
- Ganti nama header yang telah ditempel. Dalam contoh ini, namanya diganti menjadi ‘Nama Belakang’
- PIlih seluruh nama yang telah disalin (kecuali headernya)
- Tahan tombol Control, kemudian tekan huruf H. Jalan pintas ini berfungsi untuk membuka kotak dialog Find and Replace.
- Dalam area Find what, masukkan * (tanda bintang + tanda spasi)
- Kosongkan area Replace
- Klik Replace All. Opsi ini akan menghapus seluruh nama depan dan menyisakan nama belakang saja.
Langkah di atas akan menyisakan nama belakang dan menghapus tulisan apa pun yang tertera sebelum nama belakang. Langkah ini juga dapat berfungsi meski nama lengkap memiliki nama tengah, atau mencakup gelar, seperti “H” atau “Hj”.
Bila nama belakang sudah tertulis di kolom yang baru, kamu dapat mengurutkan himpunan data dengan mudah (termasuk data nama lengkap) secara alfabetis berdasarkan nama belakang.
Berikut adalah langkah-langkah untuk mengurutkan data berdasarkan nama belakang:
- Pilih himpunan data secara keseluruhan beserta header (meliputi nama lengkap dan nama belakang yang sudah diekstrak). Kamu juga dapat menyertakan kolom lain yang ingin kamu urutkan.
- Klik tab Data
- Klik opsi Sort
- Dalam kotak dialog Sort, pastikan pilihan ‘My data has headers’ telah terpilih
- Dalam opsi ‘Sort by’, pilih nama kolom yang berisi data nama belakang
- Dalam pilihan ‘Sort On’, pilih ‘Cell Values’
- Dalam opsi Order, pilih ‘A to Z’
- Klik OK
Langkah di atas akan mengurutkan himpunan data secara keseluruhan berdasarkan nama belakang.
Bila sudah berhasil, kamu dapat menghapus kolom nama belakang.
Mengekstrak dan Mengurutkan Nama Belakang Menggunakan Rumus
Meski metode di atas (menggunakan Find and Replace) merupakan metode yang lebih sering dipilih untuk mengurutkan nama berdasarkan nama belakang, ada sebuah keterbatasan—data ditampilkan secara statis. Artinya, bila kamu menambahkan data baru, kamu harus mengulang prosesnya dari awal bila ingin mengurutkan data kembali. Bila kamu ingin menghindari hal ini, kamu dapat menggunakan rumus sebagai metode alternatif.
Dengan data di bawah ini, kamu dapat menggunakan rumus berikut untuk mengekstrak nama belakang dari nama lengkap:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(" ",A2))Rumus ini bergantung pada pola yang ada pada nama lengkap (yang hanya terdiri dari nama depan dan nama belakang pada contoh di atas). Pola yang dimaksud adalah adanya spasi di antara nama depan dan nama belakang. Fungsi FIND digunakan untuk mengganti karakter spasi tersebut. Nilai ini kemudian dikurangi dari total huruf pada nama untuk mendapatkan jumlah karakter pada nama belakang. Nantinya, nilai ini digunakan pada fungsi RIGHT untuk memperoleh nama belakang. Setelah memperoleh kolom nama belakang, kamu dapat mengurutkan data tersebut (menggunakan cara yang sama dengan metode pertama).
Rumus di atas dapat bekerja bila data hanya terdiri dari nama depan dan nama belakang saja. Bila terdapat nama tengah atau gelar, gunakan rumus berikut:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("@",SUBSTITUTE(A2," ","@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))Rumus di atas akan mengganti posisi pada karakter spasi terakhir yang kemudian digunakan untuk mengekstrak nama belakang. Akan lebih baik bila menggunakan rumus kedua ini ketimbang rumus yang pertama, guna menghindari munculnya eror dan kerja dua kali (asalkan nama belakang tertulis di paling akhir).
Catatan: kedua formula ini hanya dapat digunakan bila setiap elemen nama dipisahkan oleh satu karakter spasi. Bila ada dua karakter spasi dan spasi leading/trailing, rumus ini tidak akan berfungsi. Untuk menghindari masalah tersebut, gunakan fungsi TRIM terlebih dahulu untuk menghilangkan spasi leading, trailing, atau dobel, baru gunakan rumus di atas.
Meski kelihatan rumit, rumus ini dapat memberikan hasil yang dinamis. Meski kamu menambah data baru, kamu cukup menyalin formulanya kembali untuk mendapatkan nama belakang.
Menggunakan Text to Columns
Text to Columns merupakan metode yang simpel dan mudah untuk memisahkan sel pada Excel. Kamu dapat menentukan Delimiter (pembatas, seperti koma atau spasi) dan menggunakannya untuk memisahkan isi sel. Setelah menyisihkan elemen ke kolom yang berbeda, kamu dapat menggunakan kolom berisi nama belakang untuk mengategorikan data secara alfabetis.
Berikut adalah langkah untuk mengurutkan nama di Excel berdasarkan nama belakang dnegan menggunakan Text to Column:
- Pilih kolom yang memuat nama (tidak termasuk header)
- Klik tab Data
- Pada kelompok ‘Data Tools’, klik opsi Text to Columns. Pilihan ini akan mengarahkanmu ke pilihan lanjutan Text to Columns wizard
- Pada Step 1 dari ‘Convert Text to Columns Wizard’, pilih ‘Delimited’ dan klik Next
- Pada Step 2, pilih ‘Space’ sebagai Delimiter (dan hapus tanda centang pada pilihan lain), kemudian klik tombol Next
- Pada Step 3, pilih kolom nama depan pada Data preview, kemudian pilih opsi ‘Do not import columns (skip)’. Opsi ini memastikan bahwa kamu tidak menginginkan nama depan sebagai bagian dari hasil, supaya kamu hanya mendapatkan nama belakang sebagai hasilnya
- Masih pada Step 3, ganti destinasi sel ke sel yang terletak di sebelah data aslinya. Lakukan ini untuk memastikan kamu mendapat nama belakang terpisah, sedangkan data nama yang asli masih dalam keadaan lengkap
- Klik Finish
Kamu dapat mengurutkan data berdasarkan nama belakang setelah mendapatkan hasilnya. Kamu juga dapat menggunakan Text to Columns untuk memisahkan nama depan dan nama belakang semisal kamu memiliki tanda koma sebagai pemisahnya.
Menggunakan Flash Fill
Salah satu cara tercepat untuk mengekstrak nama belakang adalah dengan menggunakan fitur Flash Fill. Flash Fill pertama kali diperkenalkan pada Excel 2013 dan fitur ini dapat memanipulasi data dengan mengidentifikasi pola. Untuk menggunakan fitur ini, kamu harus menunjukkan hasil yang kamu butuhkan pada Flash Fill berulang kali. Setelah pola berhasil diidentifikasi, Flash Fill akan mengerjakan sisanya.
Misalnya, kamu memiliki himpunan data seperti berikut.
Berikut adalah langkah menggunakan Flash Fill untuk mengekstrak nama belakang untuk mengurutkan nama di Excel:
- Pada sel B2, ketik teks ‘Maury’. Ini adalah hasil yang kamu butuhkan di dalam sel
- Pada sel selanjutnya, ketik nama belakang pada sel di sebelah (misalnya Elliot)
- Pilih kedua sel
- Arahkan kursor pada ujung kanan bawah pilihan. Perhatikan kursornya berubah menjadi tanda tambah.
- Klik dua kali (atau klik dan geser ke bawah). Langkah ini akan memberikan hasil pada sel-sel selanjutnya (meski hasilnya berantakan)
- Klik ikon AutoFill Options
- Klik Flash Fill
Cara ini MUNGKIN akan mengekstrak seluruh nama belakang pada semua sel. Dikatakan mungkin, sebab barangkali Flash Fill tidak dapat bekerja pada situasi tertentu. Hal ini dikarenakan Flash Fill bergantung pada identifikasi pola. Terkadang, pola yang ditafsirkan oleh Flash Fill bisa jadi meleset dan tidak sesuai dengan yang kita mau. Bila masalah seperti itu terjadi, kamu harus menginput hasil yang kamu butuhkan pada satu atau dua lebih sel, kemudian ulangi langkah 4-7.
Setelah mendapatkan kolom nama belakang, kamu dapat mengurutkan data berdasarkan nama belakang.
Langkah-langkah di atas memberikan empat cara berbeda untuk mengurutkan data berdasarkan nama belakang. Siasat terbaik adalah dengan menggunakan Find and Replace. Akan tetapi, bila kamu ingin mendapatkan hasil yang dinamis, kamu harus menggunakan rumus.
Semoga tutorial ini bermanfaat untukmu.