Apabila kita dihadapkan dengan banyaknya data dalam dokumen, menggunakan Rumus Vlookup biasa mungkin akn memakan banyak memori untuk bekerja, sehingga pekerjaan akan menjadi lebih lambat. Kita dapat menggunakan alternative rumus Vlookup dengan menggunakan 2 Vlookups yang akan kita bahas dibawah ini:
Rumus umum
=IF(VLOOKUP(id;DATA;1;TRUE)=id; VLOOKUP(id;DATA;col;TRUE); NA())Kesimpulan
Bila mencari pada dokumen yang memiliki data berukuran besar, mencoba mencari hasil VLOOKUP yang sama persis akan menjadi sangat lambat. Akan tetapi, kamu bisa membuat VLOOKUP berfungsi secepat kilat dengan menggunakan dua VLOOKUP, seperti yang dijelaskan di bawah ini.
Catatan:
- Bila dokumen yang kamu miliki mempunyai data berukuran sedikit, cara ini terlalu berlebihan untuk diikuti. Hanya gunakan cara ini untuk mencari data berukuran besar dalam waktu singkat.
- Kamu harus menyortir data berdasarkan nilai pencarian supaya trik ini berhasil.
- Contoh ini menggunakan named range (digunakan untuk memberikan nama pada range data). Bila kamu tidak mau menggunakan named range, gunakan referensi absolut.
Pencarian persis VLOOKUP yang lambat
Saat kamu menggunakan VLOOKUP dalam “exact match mode” untuk mencari data berukuran besar, waktu penghitungan dalam worksheet akan menjadi lebih lambat. Dengan 50.000 atau 100.000 data, penghitungan akan memakan waktu sangat lama.
Pencarian persis diatur dengan mengisi FALSE atau nol pada argumen keempat:
=VLOOKUP(val;data;col;FALSE)Alasan mengapa VLOOKUP bekerja dengan lambat saat menggunakan mode ini adalah karena pencarian dilakukan dengan mengecek satu persatu data sampai hasil pencarian berhasil ditemukan. Terkadang, cara ini disebut sebagai pencarian linear.
Pencarian kira-kira VLOOKUP yang sangat cepat
Dalam mode pencarian kira-kira (approximate-match mode), VLOOKUP bekerja dengan sangat cepat. Untuk menggunakan approximate-match VLOOKUP, kamu harus menyortir data kamu terlebih dahulu dengan kolom pertama (kolom pencarian), kemudian memerinci (menulis) TRUE pada argumen keempat:
=VLOOKUP(val;data;col;TRUE)(VLOOKUP secara otomatis menulis argumennya menjadi TRUE, yang sebenarnya merupakan pengaturan otomatis yang berbahaya, tapi itu lain cerita)
Dengan data berukuran besar, mengganti approximate-match VLOOKUP dapat meningkatkan kecepatan pencarian secara dramatis.
Gampang sekali, bukan? Cukup sortir data, menggunakan approximate match, terus sudah deh.
Tapi tidak secepat itu.
Masalah yang ada pada mode “approximate match” dalam VLOOKUP adalah sebagai berikut: VLOOKUP tidak akan memberikan pemberitahuan eror bila hasil pencarian tidak ada dalam data. Lebih buruknya lagi, hasilnya akan kelihatan normal-normal saja, meskipun sebenarnya hasil yang ditampilkan sama sekali tidak akurat. Kamu tidak mau bosmu tahu soal ini, kan.
Solusinya adalah dengan menggunakan VLOOKUP dua kali, keduanya dalam approximate match mode:
=IF(VLOOKUP(id;data;1;TRUE)=id; VLOOKUP(id;data;col;TRUE); NA())Penjelasan
Contoh pertamanya adalah VLOOKUP dengan mudah mencari dari nilai pencarian (misalnya id dalam contoh berikut):
=IF(VLOOKUP(id;data;1;TRUE)=iddan akan mengembalikan nilai TRUE hanya bila nilai pencarian tidak ditemukan. Dalam kasus seperti itu, rumus tersebut akan mencari VLOOKUP lagi menggunakan approximate match mode untuk mengambil nilai dalam tabel tersebut:
VLOOKUP(id;data;col;TRUE)Tidak akan ada masalah soal hasil pencarian yang nihil, karena bagian awal rumus sudah diatur untuk mengecek hal tersebut.
Bila nilai pencarian tidak ditemukan, bagian “value if FALSE” pada fungsi IF akan bekerja, dan kamu dapat mengembalikan nilai sesuai kebutuhanmu. Dalam contoh ini, kita menggunakan NA() untuk mengembalikan eror #N/A, tapi kamu juga dapat mengembalikan peringatan seperti “Missing” atau “Not found”.
Ingat: kamu harus menyortir data berdasarkan nilai pencarian supaya trik ini dapat bekerja.
Bagaimana, mudah bukan? Semoga Rumus Vlookup ini bisa mempercepat pekerjaan kamu ya! Selamat Mencoba!